La facture, pierre angulaire de votre gestion financière

By Marie Toldeno

Si vous travaillez en entreprise en tant que comptable, vous avez probablement conscience du fait que la facturation est un aspect crucial qu’il est important de considérer. Effectivement, ces dernières sont le garant de la santé économique de l’entreprise. Dans cet article, nous allons justement parler des avantages d’utiliser un logiciel dédié à la facturation de vos prestations professionnelles. Nous vous ferons un rappel sur les éléments obligatoires qu’il est impératif d’inclure dans une facture. Enfin, nous terminerons ces quelques lignes en vous prodiguant des conseils qui vous permettront d’archiver au mieux vos factures. 

Les avantages d’utiliser un logiciel dédié à la facturation

Si vous êtes comptable et que vous disposez d’un certain niveau d’expertise, il s’agit de votre quotidien, mais pour d’autres, savoir comment faire des factures s’avère une expérience assez compliquée. Si tel est votre cas, il existe la solution des logiciels dédiés à la facturation. En effet, il faut savoir que ces logiciels vous proposent de bénéficier d’un certain nombre d’avantages. Tout d’abord, vous gagnerez un temps précieux grâce à l’automatisation et à la génération de vos factures. En quelques clics seulement, ces dernières seront créées et il ne vous restera plus qu’à les envoyer directement depuis l’interface de votre logiciel. Ainsi, il est fort peu probable pour que vous vous trompiez et vous gagnerez un temps considérable. Il s’agit d’un outil particulièrement efficace pour les comptables et même les néophytes. Enfin, il faut savoir qu’en fonction du logiciel choisi, vous avez parfois la possibilité d’automatiser les relances pour les paiements en retard. 

Les éléments obligatoires à inclure dans une facture

Au-delà des avantages opérationnels que nous venons de mettre en lumière, il est impératif que le logiciel soit en mesure de rédiger une facture en bonne et due forme. En effet, certaines mentions sont obligatoires si vous ne voulez pas que votre facture soit caduque.  

Voici donc quelques éléments à inclure de façon obligatoire : 

  • vos coordonnées ; 
  • la date d’émission ; 
  • le numéro de facture ; 
  • la désignation ; 
  • le détail des montants. 

Enfin, pour que votre facture soit parfaitement complète, vous devez également mentionner les conditions de règlement et les éventuels acomptes versés. Vous avez même la possibilité d’ajouter les pénalités de retard applicable en cas de non-paiement de la facture. 

Les bonnes pratiques pour archiver vos factures en toute sécurité

Dans le monde entrepreneurial, il est impératif d’être organisé et de pouvoir retrouver les différentes factures que vous avez émises à vos clients. Tout d’abord, si vous disposez d’un logiciel dédié, il faut savoir que vous avez la possibilité d’archiver vos factures en fonction des années, des mois ou encore en fonction du nom de vos clients. Afin de pallier tout potentiel problème de dysfonctionnement, nous vous conseillons tout de même d’effectuer une sauvegarde externe. Effectivement, en informatique, il est utile de prévenir les tracas et c’est la raison pour laquelle nous vous conseillons d’effectuer des copies sur des disques durs externes ou encore de les graver sur des CD et des DVD. Enfin, pour les plus frileux, vous pouvez aussi envisager de conserver vos archives sur un serveur sécurisé.