Dans un monde où la sécurité des données est devenue primordiale, disposer d’une solution de gestion efficace et fiable est essentiel. Le coffre-fort numérique Arkevia se présente comme une réponse innovante aux besoins de protection des données, que ce soit pour les documents professionnels ou personnels. Cet article explore en profondeur les avantages, les fonctionnalités et le positionnement de cette technologie.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique Arkevia ?
Un coffre-fort numérique tel qu’Arkevia est une plateforme en ligne hautement sécurisée, spécifiquement conçue pour la dématérialisation, le stockage et la gestion de documents sensibles. Contrairement à un simple service de stockage cloud, sa vocation première est de garantir l’intégrité, la confidentialité et la valeur légale des fichiers qu’il héberge. Il s’agit d’un espace personnel et pérenne, pensé pour l’archivage de documents RH (bulletins de paie, contrats de travail, attestations) et personnels.
L’un de ses piliers est la conservation à long terme. Conformément aux obligations légales, Arkevia assure un archivage des documents sur une durée pouvant aller jusqu’à 50 ans, garantissant ainsi leur disponibilité pour des démarches administratives futures (retraite, litiges), même après un changement d’entreprise.
Les fonctionnalités principales qui distinguent Arkevia
Arkevia propose de nombreuses fonctionnalités conçues pour répondre aux exigences modernes de la gestion documentaire numérique, allant bien au-delà du simple stockage.
- Stockage et archivage à valeur probante : C’est le cœur de la proposition de valeur. Arkevia est conforme à des normes strictes comme la NF Z42-013 (archivage électronique à valeur probante) et ISO 27001 (management de la sécurité de l’information). Cela signifie que chaque document déposé est horodaté, scellé et tracé, lui conférant la même valeur légale qu’un original papier devant un tribunal.
- Gestion centralisée et multi-employeurs : La plateforme permet de centraliser tous les documents de carrière en un seul endroit. Une fonctionnalité particulièrement appréciable est la gestion multi-employeurs : si vous changez d’entreprise et que la nouvelle utilise également Arkevia, les nouveaux documents seront versés dans votre coffre-fort existant, préservant ainsi la continuité de votre historique professionnel.
- Partage sécurisé et contrôlé : La fonctionnalité de partage permet de transmettre des fichiers à des tiers (banque, administration) de manière entièrement sécurisée. L’utilisateur peut définir des paramètres stricts, comme une date d’expiration pour le lien de partage, assurant que l’accès au document reste temporaire et maîtrisé.
Pourquoi utiliser Arkevia plutôt qu’un simple service de stockage cloud ?
Stockage cloud vs coffre-fort numérique
La distinction est essentielle. Des services comme Google Drive ou Dropbox sont très pratiques pour stocker et partager des fichiers du quotidien, mais ils ne garantissent pas la valeur probante d’un document. Ils ne sont pas conçus pour assurer l’intégrité, la traçabilité ou la conservation longue durée exigée pour des documents sensibles comme les fiches de paie.
Ce que garantit Arkevia
Arkevia, en tant que coffre-fort numérique certifié, offre un niveau de sécurité supérieur. Les documents sont scellés électroniquement afin d’empêcher toute modification, et chaque action réalisée (dépôt, lecture, partage) est enregistrée dans un journal infalsifiable. La plateforme garantit également une conservation de 50 ans, conformément aux obligations légales. Déposer une fiche de paie dans Arkevia revient donc à s’assurer qu’elle sera reconnue comme preuve valable par n’importe quelle administration, aujourd’hui comme dans plusieurs décennies.
Les avantages concrets pour les professionnels et les particuliers
Pour les entreprises
L’adoption d’Arkevia représente un levier de modernisation et d’efficacité.
- Réduction des coûts : Diminution drastique des frais liés à l’impression, la mise sous pli et l’envoi postal des bulletins de paie.
- Automatisation et gain de temps : Les équipes RH automatisent la distribution des documents et peuvent suivre en temps réel qui a bien reçu ses fiches de paie.
- Conformité réglementaire : La solution garantit la conformité avec le RGPD et les lois sur la dématérialisation des documents RH.
- Amélioration de la marque employeur : Proposer un outil moderne, sécurisé et pratique aux salariés renforce l’image d’une entreprise soucieuse de leurs intérêts.
Pour les particuliers et salariés
Pour l’utilisateur final, les bénéfices sont immédiats et durables.
- Accès gratuit et à vie : Le service est généralement financé par l’employeur. Le compte Arkevia appartient au salarié, qui le conserve gratuitement même en cas de départ de l’entreprise.
- Centralisation : Fini la recherche de documents éparpillés. Tout est classé, sécurisé et accessible 24/7 depuis n’importe quel appareil connecté.
- Polyvalence : Au-delà des documents professionnels, Arkevia offre un espace de stockage personnel gratuit pour y archiver des copies de pièces d’identité, diplômes, factures importantes ou actes notariés.
Mise en place et utilisation pratique d’Arkevia
Loin d’être un outil complexe, Arkevia a été pensé pour une prise en main simple et intuitive.
Activation et première connexion
L’employeur déclenche la création du compte. Le salarié reçoit alors un e-mail avec un lien d’activation sécurisé. Il lui suffit de cliquer, de définir un mot de passe personnel, et l’accès à son espace est immédiatement opérationnel.
Gestion des accès
En cas d’oubli du mot de passe, la procédure est simple et sécurisée. Depuis la page de connexion, le lien « Mot de passe oublié ? » permet d’indiquer son adresse e-mail. Un message est ensuite envoyé avec les instructions pour réinitialiser l’accès.
Accès nomade
Arkevia ne propose pas d’application mobile dédiée sur les stores. En revanche, la plateforme est entièrement responsive : le site s’adapte automatiquement aux écrans de smartphones et tablettes, permettant une utilisation fluide directement depuis le navigateur.
Sécurité et confidentialité : les garanties fondamentales
La sécurité est l’essence même d’un coffre-fort numérique. Arkevia met en œuvre plusieurs couches de protection :
- Chiffrement avancé : Toutes les données sont cryptées, que ce soit lors de leur transfert (en transit) ou sur les serveurs (au repos).
- Authentification forte : Outre le mot de passe, des options comme l’authentification à deux facteurs (2FA) peuvent être activées pour un niveau de sécurité supplémentaire.
- Hébergement sécurisé : Les serveurs sont situés dans des centres de données hautement sécurisés en Europe, certifiés et audités régulièrement.
- Respect du RGPD : Arkevia s’engage à une stricte conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données, garantissant que les informations des utilisateurs ne sont jamais exploitées à des fins commerciales. La politique de « zéro connaissance » assure même que les administrateurs de la plateforme ne peuvent pas accéder au contenu des coffres.
Quel est le coût d’Arkevia ?
La structure tarifaire est simple et avantageuse pour l’utilisateur final.
- Pour le salarié : L’accès et l’utilisation du coffre-fort numérique Arkevia sont gratuits. Le coût est pris en charge par l’entreprise.
- Pour l’entreprise : La tarification se fait sur devis. Elle dépend de plusieurs facteurs, notamment le nombre de salariés à équiper, le volume de documents à distribuer et les fonctionnalités souhaitées.
Arkevia face à ses alternatives
Le marché des coffres-forts numériques RH est concurrentiel. Il est utile de connaître les principaux acteurs pour mieux situer Arkevia.
| Solution | Positionnement | Points clés |
|---|---|---|
| Mypeopledoc | Leader du marché | Très complet, largement utilisé dans les grands groupes, forte intégration SIRH. |
| Payfit | Startups & PME | Solution de paie tout-en-un incluant un coffre-fort numérique, interface simple et moderne. |
| Silae / Nibelis / Eurecia | SIRH complets | Acteurs orientés gestion RH globale, avec module coffre-fort intégré. |
| Coffreo | Contrats courts & intérim | Spécialisé dans les environnements à forte rotation, acteur historique du secteur. |
Face à eux, Arkevia se distingue par sa simplicité, sa fiabilité et son positionnement de « pure player » du coffre-fort sécurisé.
Conclusion
Le coffre-fort numérique Arkevia représente bien plus qu’une simple solution d’archivage. C’est un outil stratégique qui apporte une réponse concrète aux enjeux de sécurité, de conformité légale et d’efficacité administrative. En offrant une plateforme certifiée, pérenne et facile d’accès, il apporte une tranquillité d’esprit incontestable tant aux entreprises qu’aux particuliers. Adopter cette technologie, c’est faire le choix d’une gestion documentaire moderne, sécurisée et tournée vers l’avenir.