Pour beaucoup d’entreprises, une relation saine avec les fournisseurs est essentielle pour maintenir un bon équilibre financier d’une part, mais aussi le bon fonctionnement de leur activité professionnelle. Pour cela, il est important de mettre en place un suivi qui vous permettra de maintenir des échanges constructifs, mais aussi de prendre un peu de hauteur et de voir venir toute potentielle mauvaise surprise.
Pour y parvenir, nous vous suggérons de les relancer par email, de façon structurée, ce qui vous permettra de collaborer dans de bonnes conditions. Dans cet article, nous allons vous prodiguer quelques conseils qui vous permettront d’améliorer cet aspect.
Maintenez une bonne relation avec vos fournisseurs en les relançant par email
Comme nous venons de le préciser en préambule, réussir à mettre en place une communication régulière et constructive avec l’ensemble de vos fournisseurs vous permettra d’évoluer sereinement dans votre activité professionnelle, et de mieux gérer l’aspect logistique de la chose.
En optant pour le mail de relance, vous vous assurez de suivre de façon efficace, toutes les commandes et toutes les livraisons qui sont potentiellement en cours chez vos différends fournisseurs. Néanmoins, il est essentiel de réussir à mettre les formes et d’être professionnel dans votre relation, le tout, en ajoutant bien sûr une touche de cordialité et de bienveillance. Vous ferez en sorte de maintenir un très bon relationnel.
Gardez en tête qu’il est important de ne pas braquer vos différents collaborateurs, et de renforcer les liens qui vous unissent. Le fait de diffuser des messages clairs évite toute forme d’incompréhension et de mauvaises interprétations, alors prenez garde à être particulièrement attentif sur ces points.
Nos conseils pour une relance claire et professionnelle
Si vous voulez que vos relances destinées à vos différents fournisseurs soient adaptées aux différentes situations, nous vous conseillons de préparer votre message au préalable.
De même, il est important d’être relativement précis dans votre demande afin qu’elle soit bien comprise, et pour que les réactions soient immédiatement prises en considération. Par ailleurs, même si parfois vous pouvez être agacé ou encore en plein rush de par votre activité professionnelle, gardez en tête que ce n’est pas forcément la faute de vos fournisseurs et qu’il est important de rester cordial et constructif dans vos échanges.
Ensuite, pour être vraiment pertinent, il est important d’opter pour un objet de mail explicite. Enfin, sans réponse de la part de vos fournisseurs, n’hésitez pas à les relancer de façon régulière afin d’assurer un bon suivi de vos dossiers urgents.
Les avantages de l’automatisation dans le suivi des fournisseurs
Le fait d’opter pour l’autonomisation des relances fournisseurs par email vous permettra de programmer de façon régulière vos rappels. De cette manière, votre suivi sera parfait et vous gagnerez un temps précieux.
Aussi, cela vous permettra les oublis ou encore les retards. Bien sûr, pour mettre ce genre de technique en place, il existe des outils en ligne qui vous permettent de personnaliser vos emails en fonction de vos différents fournisseurs.
Par ailleurs, un des aspects les plus intéressants est le fait de pouvoir décrypter le taux d’ouverture de vos emails, ou encore leur capacité à tomber dans les spams grâce à des fonctionnalités d’analyse poussées. De cette manière, vous serez à même de prendre des décisions judicieuses en fonction de ces données.